Кожному з нас доводилося або доведеться написати діловий лист. Такі листи вимагають особливої форми. В діловому листі ви можете звернутися з проханням, з заявою про роботу, з рекламою і т. д. Сьогодні поговоримо про ділових листах і посланнях англійською мовою, про їх структуру, принцип побудови, схеми і т. д. Важливо пам’ятати, що діловий лист повинен бути коротким, лаконічним, конкретним і точним.
Як написати діловий лист по-англійськи?
Зазвичай ділове послання в англійській бізнес-спілкуванні має певні критерії написання і будується за певною схемою, яку ми сьогодні детально розберемо на кількох прикладах.
Принципи побудови англійського ділового листа
По-перше, увесь текст має бути поділений на абзаци. Червона рядок у тексті не використовується.
По-друге, вгорі, в лівому кутку листа має бути зазначено повне ім’я відправника або назву установи, компанії, фірми з адресою.
Наступний крок — вказівка імені і назва компанії або установи, якій лист призначений. Адреса компанії вказується з нового рядка.
Що стосується дати відправлення, то її потрібно вказати через три рядка або у верхньому правому куті листа.
У центральній частині листа міститься основний текст листа. Тут важливо пам’ятати, що в англійських листах будь-якого змісту немає привітань, як це часто зустрічається в листах російською мовою. Послання повинно починатися відразу з привітання: «Dear Ann! Dear mister Smith».
Головна думка ділового листа, як правило, починається з причини звернення: «I am writing to you to …», «I am writing to you, because…»
Як правило, лист повинен закінчуватися висловленням подяки («Thank you for your help…») та висновком «Yours sincerely,» якщо автор знає ім’я адресата і ‘Yours faithfully’, якщо немає.
Повне ім’я автора та посада поміщається через чотири рядки.
Підпис автора повинна бути між ім’ям і посадою.
Приклад стандартного ділового листа англійською
Розглянемо приклад стандартного послання бізнес партнера:
Mr Green Dick
Goodluck-company
Office 202, Entrance 3C
Green Street
Liverpool
Great Britain
14 June 2007
Dear Dick,
I’m writing to you because of your company. I would like to visit it and to make a total control of it.
Tell me, please, the date when you are free and when it is convenient for you.
You can call me or write on my email.
Yours sincerely, (ім’я адресата)
Tomas Green ______________ Managing Director
Правила написання ділового послання англійською
Приклад написання ділового листа-запрошення
Лист-запрошення англійською має дуже важливе значення в бізнесі. Досить часто буває так, що вам потрібно запросити колегу чи цілий колектив на важливий захід, ділову зустріч, ділова вечеря і т. д.
Послання з запрошенням на англійській мові має бути коротким, тому що ділові люди не люблять, коли читання займає багато часу. Тому у своєму запрошенні постарайтеся бути точним, стислим, конкретним і лаконічним. Лист-запрошення слід писати задовго до самого заходу, щоб чоловік зміг спланувати свій час.
Наприклад:
Mr Andrew Bell
Green-company
Office 400, Entrance 1C
Main Street
Bristol
Great Britain
14 September 2008
Dear Mr Bell,
Please, come to our party on Sunday of the 27 September о 17.00 p.m.
We’ll be glad to see you and your wife, too.
Yours sincerely, _________
John Green _____________ Managing Director
Приклад листа-прохання англійською
Структура написання листа-прохання практично нічим не відрізняється від структури стандартного ділового листа. Тут повинні враховуватися ті ж норми, що і в звичайному діловому листі: вказівку адреси, дати, звернення і т. д.
У листі-проханні також важливо бути коротким і лаконічним. Не пишіть довгого введення в курс справи, краще відразу вказати причину вашого звернення до даної людини, а потім і своє прохання. Якщо до вашого прохання потрібна додаткова інформація, то потрібно стисло викласти її. Коротко поясніть одержувачу, що конкретно ви просите в нього.
Якщо у вашого прохання є терміни виконання, то їх теж треба вказати. В кінці листа не забудьте подякувати одержувача за його допомогу.
Приклад:
Mr Andrew Bell
Green-company
Office 400, Entrance 1C
Main Street
Bristol
Great Britain
14 September 2008
Dear Mr Bell,
I should be grateful if you would send us books of English literature of the XIXth century. Our students need some complementary materials on literature. We’ll be very grateful to you. Thank you very much for your help and attention.
Yours sincerely, __________
John Green ______________ Managing Director
Ділове вітальний лист
У такому листі ви хочете привітати одержувача з його успіхом у справах, з його успішною презентацією, побажати йому подальшого успіху і т. д. Тут також повинні дотримуватися норми і стандарти звичайного ділового листа. Не слід забувати про стислості. Перед вами приклад ділового вітального листа англійською мовою:
Mr Andrew Bell
Green-company
Office 400, Entrance 1C
Main Street
Bristol
Great Britain
14 September 2008
Dear Mr Bell,
I have heard about your successful presentation of your exhibition. My congratulations! Hope to see you soon and your wonderful works!
Yours sincerely, _____________
John Green _________________Managing Director
Отже, друзі, це основні приклади написання ділових листів. Якщо дотримати всі стандарти, то у вас вийде відмінний ділове лист, а англійська мова перестане бути для вас проблемою.
