Зміст і форма вашого листа багато в чому буде залежати від характеру, мети листа й від того, до кого воно звернене. Найбільш чітко розрізняються ділова переписка і персональна. Структура цих листів приблизно однакова, але до ділових листів пред’являються чіткі вимоги, порушувати які не можна. Тому ми детально розглянемо саме правила написання офіційно — ділових листів англійською мовою, які становлять найбільшу складність для відправника.
Діловий лист англійською мовою
З давніх пір діловий лист є найважливішим інструментом у підприємницької та комерційної діяльності. На сьогоднішній день діловий лист – це засіб обміну інформацією у вигляді офіційного документу, який може містити пропозицію, підтвердження, доручення, претензію, привітання… і відповідно відповіді на них.
Вчимося писати листи англійською языкеПри написання офіційних листів потрібно враховувати те, що ділова переписка сильно відрізняється від особистого листування. Існує визначені і незмінні канони написання ділових листів, дотримання яких є обов’язковим. Ділові листи повинні бути бездоганні у всіх сенсах. Навіть саме незначне нехтування правилами може зробити його недійсним.
Діловий лист відрізняється чіткою структурою, а також певним набором реквізитів. Воно характеризується такими ознаками як ясність, лаконічність, логічна послідовність, офіційність, нейтральність, завершеність, стандартизованість, відсутність емоційної забарвленості. Відсутні просторічні, жаргонні вирази, модальні дієслова, вигуки, імена з суфіксами суб’єктивної оцінки. Офіційно — ділова мова забезпечує об’єктивне ставлення до викладеним фактам, позбавляє емоційності та суб’єктивності, а також відображає логічну послідовність тексту. Смислова точність також є одним з найважливіших умов у написанні ділового листа.
В офіційно-діловому листуванні використовуються безліч різних мовних кліше, які служать для запобігання двозначності тексту. Набір стандартних фраз-кліше був розроблений в результаті довголітньої практики ділового листування. Вони допомагають конкретніше і лаконічніше висловлювати думки. Такі конструкції суттєво полегшують і прискорюють складання листа, так як вам не потрібно витрачати час на підбір правильних, відповідних ситуації формулювань. Маючи в розпорядження набір готових фраз — кліше, ви зможете без особливих труднощів скласти діловий лист за аналогією.
Структура листа англійською мовою
Отже, приступимо безпосередньо до вивчення структури ділового листа і списку стандартизованих фраз — кліше. Весь текст ділового листа чітко розбитий на смислові абзаци. Червона рядок не вживається. Зазвичай для написання такого листа використовується фірмовий бланк, на якому зазначені всі необхідні реквізити фірми відправника (емблема фірми, назва, поштова та телеграфна адреса, телефон, факс, банківські реквізити).
Приблизна структура листа може виглядати наступним чином:
Приклад ділового листа англійською мовою
Розберемо кожен пункт більш докладно
1. Адреса відправника (sender’s address) зазвичай пишеться у верхньому правому куті. Не виключено написання адреси і у верхньому лівому кутку. Послідовність написання адреси має велике значення. Спочатку слід вказати номер будинку з назвою вулиці, через кому-номер квартири. На наступному рядку вказується місто з поштовим індексом, на наступному рядку — країна.
17 Hillside Road, Apt. 12
London W13HR
England
5 Nelson Street, Apt. 5
Chicago 19 200
USA
2. Дата (date) зазначається нижче, відразу після адреси. Крапка після адреси не ставиться. Існує кілька варіантів оформлення:
21 December, 2014
December 21th, 2014
December 21, 2014
21th December, 2014
3. Адреса одержувача (inside address) пишеться в тій же послідовності, що і адреси відправника, але нижче з лівого боку.
4. Форма звернення (salutation) буде залежати від того наскільки вам знайоме обличчя, до якого ви звертаєтеся і звичайно ж від підлоги.
До незнайомих людей застосовуються вирази:
(Dear) Sir, — (Шановний)Сер/Пан,
(Dear) Madam, — (Шановна) Пані/Мадам,
Gentlemen, — Панове,
До мало знайомим людям:
Dear Mr. Winter,-Шановний пане/містер Вінтер,
Dear Miss Winter, — Шановна пані/ міс Вінтер, (по відношенню до не заміжній жінці)
Dear Mrs. Winter, — Шановна пані/ місіс Вінтер,(по відношенню до заміжньої жінки)
У підлозі — офіційної листуванні можна зустріти такі форми як:
Dear Colleague, — Шановний колего,
Dear Editor, — Шановний редактор,
Dear Reader, — Шановний читач,
Звернення пишеться з лівого боку під адресою одержувача та після нього ставиться кома.
5. Вступ (opening sentence) це свого роду ввідне пропозицію:
We are writing to enquire about — (Цим просимо повідомити про… Нас цікавить інформація про…).
We are interesting in… and we would like to know… — (Ми зацікавлені в … і хотіли б дізнатися…).
We acknowledge receipt of your letter dated (date)… — (Підтверджуємо отримання Вашого листа від…).
6. Основний текст (body of the letter) повинен бути складений у логічній послідовності. Як правило, основний текст розбитий на кілька абзаців. У першому абзаці слід вказати мету або причини вашого листа.
We would like to point out that…- Ми хотіли б звернути вашу увагу на …
I’m writing to let you know that… -Я пишу, щоб повідомити про …
We are able to confirm to you…- Ми можемо підтвердити …
I am delighted to tell you that… -Ми з задоволенням повідомляємо про …
We regret to inform you that… -На жаль, ми змушені повідомити вам про…
У другому абзаці можна вказати вже деталі і факти, відповідні обговорюваній ситуації. Можна задати питання або дати свою оцінку обговорюваного питання.
I am a little unsure about… -Я трохи не впевнений …
I do not fully understand what… -Я не до кінця зрозумів…
Could you possibly explain…- Не могли б ви пояснити…
I am afraid that … -Боюся, що…
We would also like to inform you … -Ми так само хотіли б повідомити вам про…
Regarding your question about … -Щодо вашого питання про…
In answer to your question (enquiry) about …- У відповідь на ваше питання про…
I also wonder if… -Мене також цікавить…
У третьому абзаці можна написати побажання, пропозиції, передбачувані дії для співпраці в майбутньому.
Could you possibly…- Не могли б ви…
I would be grateful if you could … -Я був би вам вдячний, якби ви …
I would like to receive…- Я б хотів отримати…
Could you Please send me…- Не могли б ви вислати мені…
У четвертому абзаці потрібно написати кульмінаційне пропозицію.
I would be delighted to …- Я був би радий …
I would be happy to… — Я був би щасливий…
I would be glad to… — Я був би радий…
7. Висновок (closing sentence) повинно містити подяку за надану вам увагу і намір продовжити листування.
I look forward to … — Я з нетерпінням чекаю,
hearing from you soon – коли зможу знову почути вас
meeting you next Tuesday – зустрічі з вами в наступний Вівторок
seeing you next Thursday -зустрічі з вами в Четвер
Please acknowledge receipt (будь Ласка, підтвердіть отримання)
Please do not hesitate feel free to contact us if you need any further information (будь Ласка, звертайтеся до нас для отримання додаткової інформації)
8. Заключна ввічлива фраза (complimentary close), також як і звернення, залежить від особи, до якого ви пишете лист.
Для людини, якого ви знаєте, використовується фраза: Yours sincerely,
Для незнайомої людини: Yours faithfully,
9. Підпис відправника (signature) ставиться нижче заключній ввічливій фрази. Нижче підпису ви повинні вказати своє ім’я і при необхідності посаду, яку ви займаєте.
10. Додатки (enclosure) прикладаються в кінці листа. Про це зазначається в основному тексті, за допомогою позначення «Enc.».
Для того, що б ви мали приблизне уявлення, як має виглядати діловий лист в цілому, ми наводимо для вас приклад.
Зразок листа англійською мовою:
17 Hillside Road, Apt. 12
London W13HR
England
Tel 0186 546 633
Fax 0186 56 556
Monday 15, December
Vladimir Gross
5 Nelson Street, Apt. 5
Chicago 19 200
USA
Dear Mr. Gross,
I saw your advertisement for a Business Journalist in today’s Guardian newspaper. I am very interested in the job and I think I have many of the necessary skills.
I studied politics and modern languages at Oxford University. I am master in French, German and Spanish. I had academic trips widely in Europe and South America, and at the same time I work as a business journalist for the BBC Company during the last five years.
I enclose a copy of my curriculum vitae. I look forward to hearing from you soon. Please let me know if you need more information.
Yours sincerely,
Nancy Mann
Отже, можна зробити висновок, що для складання ділового листа англійською мовою необхідний досить високий рівень знання мови і норм офіційно — ділового стилю, а також творчий підхід. Навіть якщо ваш англійський не ідеальний, наданий нами матеріал обов’язково допоможе вам успішно скласти діловий лист!
