Не так страшний conference call…
Велика частина нашої аудиторії (більше 50%) вивчає англійську мову для роботи, майбутньої або поточною. Всі ми розуміємо, що без знання англійської буває важко досягти висот в кар’єрних сходах.
Багато хто з наших учнів і відвідувачів сайту працюють у багатонаціональних корпораціях, що мають закордонних партнерів. Напевно, по роботі їм доводилося брати участь у телеконференціях по Скайпу або телефону. І дуже багатьом знайоме почуття тривоги, невпевненості в собі, навіть страху перед відповідальною розмовою (відомі випадки, коли менеджери ховалися в офісних закутках, лише б не брати участь в «коференц-колле»).
Прочитавши нашу статтю, ви отримаєте заряд впевненості у власних силах: принаймні, у вас буде алгоритм поведінки до і під час телеконференції і ключові фрази, які допоможуть вам провести будь conference call на вищому рівні.
Підготовка до телеконференції
«Victory lies in preparation» – «Перемога любить підготовку», і для проведення успішної телеконференції вам потрібно заздалегідь подбати про наступних моментах:
1. Повідомте своїм майбутнім співрозмовникам точний час проведення телеконференції, обов’язково із зазначенням часового поясу або різниці в часі, наприклад, GMT+3, British Summer Time, “we’re 5 hours ahead/behind you” (“ми на 5 годин вас випереджаємо/відстаємо від вас”).
Переконайтеся, що призначений час зручно для протилежної сторони:
|
Please let me know if the timings seem okay. |
Будь ласка, повідомте, чи зручно вам призначений час. |
2. Заздалегідь вишліть всім учасникам план розмови («agenda»):
|
Please find a proposed agenda attached. |
Передбачуваний план розмови додається. |
3. Якщо з вашого боку в конференції бере участь кілька людей, зберіться на 5-10 хвилин раніше призначеного часу і обговоріть вашу спільну позицію щодо запропонованих питань.
Порада: Іноді вам доведеться заповнювати паузи», які можуть виникнути під час конференції. Тому заздалегідь зробіть кілька «домашніх заготовок»: ви повинні вміти поговорити про погоду, про різницю в часі («It must be very early over there» – «У вас, мабуть, ще дуже рано») і на подібні нейтральні теми.
Початок телеконференції
Почніть конференцію з «переклички»:
|
Please, everyone can introduce themselves? |
Прошу всіх представитися. |
Якщо хто-небудь із заявлених раніше учасників конференції з вашого боку не з’явився або у вашій команді «відбулася заміна», повідомте про це:
|
Alex couldn’t make it. Alex can’t join today. |
Алексу не вдалося взяти участь у нашій конференції. |
|
Alex’s place will be taken by… |
Замість Алекса в розмові візьме участь… |
Якщо з вашого боку будь-хто з учасників повинен буде покинути телеконференцію, повідомте про це на самому початку:
|
Alex has to leave early. |
Алекс змушений буде покинути нас раніше. |
Відразу ж нагадайте пункти раніше надісланого плану конференції:
|
And the third point on the agenda is… |
І третім пунктом на порядку денному буде… |
Щоб телеконференція пройшла організовано, зорієнтуйте учасників щодо її тривалості:
|
If we can keep to the timings on the agenda, we should be finished by three. |
Якщо ми будемо дотримуватися порядку денного, ми закінчимо до 15:00. |
Основна частина конференції
Під час телеконференції вам можуть знадобитися наступні фрази:
|
Everyone Is on? |
Всі зібралися? |
|
Should we wait for anyone else? |
Чи повинні ми когось почекати? |
|
Is [Name] joining the call today? |
Приєднається до нас сьогодні [ім’я]? |
|
[Name] is finishing up on another call and will be joining shortly. |
[Ім’я] закінчує розмову по іншій лінії і скоро до нас приєднається. |
|
I guess we can get started. |
Я думаю, можна починати. |
|
Does everyone hear that echo? How do we get rid of it? |
Всі чують це відлуння? Як нам позбутися від нього? |
|
Can we have mobile phones off this time? |
Не могли б усі присутні відключити мобільні телефони? |
|
Hi, who joined? |
Привіт, хто до нас приєднався? |
|
I think [Name] dropped off. |
Я думаю, [ім’я] відключився. |
|
Are you still with us [Name]? |
[Ім’я], ви все ще з нами? |
|
Let’s comment on it one by one. |
Давайте кожен це прокоментує. |
|
[Name], did you want to say something about this? |
[Ім’я], ви хочете щось сказати з цього приводу? |
Як уникнути непорозуміння
Основна проблема телеконференцій – непорозуміння. Ви не зрозуміли або не почули слово і боїтеся перебити співрозмовника… І нерозуміння росте як сніжний ком: ви розгублені, співрозмовник збитий з пантелику…
Так от: не бійтеся «перебивати»! Багато хто з нас відчувають справжній жах при думці, що доведеться перебити співрозмовника – але переривати співрозмовника під час телеконференції не просто можна, а й треба! Тільки робити це потрібно ввічливо і тактовно.
Коли вам потрібно перервати співрозмовника, чітко промовте його ім’я і назвіться самі. Називаючи співрозмовника по імені, ви привертаєте увагу і як би обязываете його відповісти. Та й співрозмовнику легше відповідати, коли він розуміє, з ким говорить.
|
John, it’s Alex from the head office. |
Джон, це Алекс з головного офісу. |
|
John, it’s Alex again. |
Джон, це знову Алекс. |
«Перебиваючи», будьте ввічливі, але наполегливі:
|
Can I just interrupt here? |
Я можу вас перервати? |
|
Can I just come in here? |
Я можу вставити слово? |
|
Can I just say something? |
Я можу дещо додати? |
|
I’d like to say something here. |
Я хотів(а) б дещо сказати. |
Але розберемося в причинах нерозуміння: ви можете або не зрозуміти іноземну мову, або не розчути сказане.
Якщо ви почули нове для себе слово, вам складно розібратися у мовній конструкції або ви не знаєте який-небудь ідіоми, ви можете (і повинні) попросити співрозмовника пояснити сенс сказаного іншими словами чи вимовити те ж саме повільніше:
|
Could you explain what you mean, please? |
Ви не могли б пояснити, що ви маєте на увазі? |
|
Could you explain that in another way for me, please? |
Ви не могли б пояснити це іншими словами? |
|
Could you speak more slowly please? |
Ви не могли б говорити повільніше? |
Якщо із-за проблем на лінії, перешкод, недостатньою гучності пристрою або просто через неуважність ви не розчули сказане, використовуйте один з наступних виразів:
|
I’m sorry, I didn’t hear what you said. |
Вибачте, я не розчув, що ви сказали. |
|
I’m afraid I didn’t hear that. |
Боюся, я не розчув(а). |
|
Can you speak a little louder? |
Ви не могли б говорити голосніше? |
|
Could you repeat it, please? |
Ви не могли б повторити? |
|
Could you say it again, please? |
І постарайтеся більше не SMS-їть під час конференцій!
Якщо вам потрібно зробити перерву в розмові, вам знадобляться наступні фрази:
|
Can I suggest we take a five-minute break here? |
Я можу запропонувати зробити п’ятихвилинну перерву? |
|
I need to leave for ten minutes. |
Мені потрібно відлучитися на 10 хвилин. |
А повернувшись, ви можете знову підключитися до розмови:
|
It’s Ann. I’m back on line again. |
Це Ганна. Я знову на лінії. |
Завершуючи конференцію
В кінці розмови переконайтеся, що всі бажаючі висловилися:
|
Does anyone have anything else to discuss? |
Немає ще питань для обговорення? |
І закінчите конференцію, підбиваючи підсумки відповідно до пунктів початкового плану:
|
First of all we agreed… |
Насамперед, ми погодили/домовились… |
|
Finally, we decided… |
І, нарешті, ми вирішили… |
|
To summarize the call, … |
Підбиваючи підсумки розмови, … |
Попрощайтеся з учасниками (постарайтеся перерахувати всіх поіменно):
|
Thanks for calling! |
Спасибі за дзвінок! |
| Thanks for your time! | Спасибі, що приділили час! (якщо ви дзвонили) |
|
Have a nice day! |
Вдалого дня! |
|
Goodbye! |
До побачення! |
Після чого, згідно з правилами ділового етикету, організатор телеконференції розсилає всім учасникам електронні повідомлення з підсумками розмови (follow-up e-mails) і планами їх майбутньої реалізації.
Тепер ви зможете гідно підтримати розмову під час телеконференції – та що там, і провести її ви теж зможете! А ми, як завжди, будемо сподіватися на успіх і чекати ваших коментарів.
Читаємо далі:
Презентація англійською
Англійська для нарад і конференцій
Співбесіда по Скайпу: включив, побачив, переконав!
Діловий етикет в Британії
Діловий етикет в США
