Багато курси бізнес англійської приділяють мало уваги такому навичці, як написання листів. Учні прагнуть більше говорити, удосконалювати розмовна англійська. Лист чомусь вважають несуттєвим аспектом мови. Звичайно, адже у нас на озброєнні є інтернет, словники та перекладачі, а текстовий редактор легко виправить всі помилки.
Такий підхід в корені неправильний, тому що бізнес-листування – невід’ємна частина будь-якої співпраці. Часто встановлення контактів і починається з листа, тому вкрай необхідно вміти грамотно складати ділові листи.
Паперові листи в конвертах пішли в минуле і весь світ спілкується за допомогою інтернету і електронних листів. Ще одна помилка пов’язано з цим. E-mail або електронний лист в нашому уявленні – це щось коротке, що пишеться швидко, і ніхто не звертає уваги на помилки в таких повідомленнях. Таке можливо, але тільки не в діловому спілкуванні. Якщо ви хочете справити позитивне враження, то просто необхідно оволодіти навичками написання листів англійською мовою.
Отже, якщо ви хочете, щоб ваш лист англійською мовою було прочитано і сприйнято належним чином, то обов’язково заповнюйте поле «Subject», в якому вкажіть теми вашого листа, яка коротко узагальнює зміст вашого повідомлення. Це дозволить вашому адресату відразу визначити важливість листи, а згодом швидко знайти його.
Використовуйте короткі, прості речення. Діловий лист – це не художній твір, тому уникайте складних конструкцій і довгих речень з оборотами.
Найбільш часта помилка – послівний переклад з російської на англійську. При цьому ми часто забуваємо, що англійське речення будується зовсім інакше, ніж російське, багато поняття і вирази, звичні для нас російською, відсутні в англійській мові. Якщо ви переводите свою розумну, але складну думку з однієї мови на іншу, без урахування відмінностей, то в результаті ви швидше за все отримаєте нескладний набір слів, який введе вашого співрозмовника в оману і навряд чи сформує позитивне уявлення про вас.
Наприклад, ви хочете написати наступне:
У конференції завтра візьмуть участь представники міністерства, а також керівники найбільших компаній.
І ви починаєте перекладати слово в слово, так само, як і російською:
In the conference tomorrow will take part representatives of the ministry and also heads of the biggest companies.
Вам може здатися, що все правильно і красиво перекладено. З точки зору граматики англійської, це пропозиція повністю неправильне. Завжди при побудові пропозиції дотримуйтесь схемою:
|
Підмет Хто? Що? |
Присудок Що зробив? Що робить? |
Другорядні члени речення Де? Коли? |
Якщо ми реорганізуємо пропозицію відповідно схемі, то отримаємо:
Representatives of the ministry and heads of the biggest companies will also take part in the conference tomorrow.
Не бійтеся змінити що-то місцями, трансформувати свою думку на англійську мову, якщо від цього не втрачається сенс. Пам’ятайте, що НЕМОЖЛИВО перевести всі з російської на англійську слово в слово.
Будьте обережні з гумором, іронічними і особистими зауваженнями, так як гумор не завжди правильно сприймається представниками іншої культури. Говоріть по суті, уникаючи занадто неформального спілкування та переходу на особистості. А найкраще – не жартуйте взагалі в ділових листах, для жартів залиште неформальне спілкування.
Обов’язково перевіряйте і редагуйте своє лист після написання. Переконайтеся, що ви вказали всю необхідну інформацію, поставили всі питання, і вашому співрозмовнику буде зрозуміло, що ви від нього хочете.
Не забувайте про заголовні букви, слідкуйте за пунктуацією, розділіть лист на параграфи, використовуйте марковані списки і нумерацію. Якщо ваш лист не організовано, то може складеться враження, що його написав неорганізований, недбалий людина. А з такими особами мало хто бажає вести справи.
Використовуйте «позитивну» лексику. Що таке позитивна лексика? Це слова і вирази, які відображають ваше позитивне ставлення до бізнесу. Наприклад: agree (погоджуватися), fast (швидкий), helpful (корисний), success (успіх), useful (корисний), together (разом). Порівняйте їх з такими словами як: busy (зайнятий), negative (негативний), hard (складний), impossible (неможливий), vain (марна), wrong (неправильний). Слова першого ряду розташовують співрозмовника до вас і налаштовують на спільну діяльність. Крім того, негативні пропозиції краще трансформувати в позитивні, щоб уникати використання частки not, слова never, nobody, nothing та інших.
Наприклад, замість того, щоб написати:
I am busy tomorrow о 10.00 so I cannot meet you then (Я зайнятий завтра о 10.00 тому не можу зустрітися з вами),
краще написати: I am free tomorrow о 11.00 and we can meet then (Я вільний 11.00 завтра і ми можемо зустрітися в цей час).
Таким чином, ви уникаєте використання слова busy і не використовуєте заперечення cannot.
Слідкуйте за стилем вашого співрозмовника. Якщо його стиль більш стриманий, ніж ваш, постарайтеся змінити свою манеру написання листів. Якщо він використовує певні фрази, вирази, лексику, яка характерна для його бізнес-культури, переймайте це і використовуйте в своїх листах, коли це доречно. Постарайтеся уникнути використання фразовых дієслів і скорочень, вони надають листа «неформальний» характер.
Детальніше про стилі написання ділового листа англійською мовою ми поговоримо в наступній статті, успіхів вам у вашому бізнесі і у вивченні англійської мови!
Вам потрібна англійська для роботи? Ставайте студентом нашої школи, вивчайте англійську по скайпу і вдосконалюйте свою англійську!