Правила написання ділових листів англійською мовою: побудова і приклади

pravila napisaniya delovykh pisem na anglijjskom yazyke: postroenie i primery 43 Правила написання ділових листів англійською мовою: побудова і приклади

Ділове листування англійською мовою нерідко є частиною робочих обов’язків. Тому питання «Як писати лист англійською?» актуальне для багатьох.

Але навіть крім спілкування з іноземними партнерами існує цілий ряд життєвих ситуацій, коли нам знадобиться написати лист іноземцю: це може бути лист до університету, в закордонний магазин або відповідь на оголошення про вакансії.

Як правило, одержувач нашого листа нічого про нас не знає, тому формує своє перше враження з того, як ми ведемо переписку. А отже, немає кращого способу розташувати до себе співрозмовника, ніж грамотне, ввічливо написаний лист.

У цій статті я поясню, як правильно будуються ділові листи, наведу приклади часто використовуваних фраз і поділюся посиланнями на ресурси, де можна знайти зразки.

Як написати діловий лист англійською?

pravila napisaniya delovykh pisem na anglijjskom yazyke: postroenie i primery 44 Правила написання ділових листів англійською мовою: побудова і приклади

Зрозуміло, кожна листування унікальна, і зміст листів буде відрізнятися. Однак загальна структура листа англійською приблизно однакова: ввічливе вітання, логічно побудована основна частина і заключна фраза.

Давайте розглянемо це детальніше.

Увага: Хочете подолати мовний бар’єр і заговорити англійською? Дізнайтеся на уроці в Москві, як наші студенти починають говорити за 1 місяць!

1. Вітання

Привітання в діловому листі завжди починається зі слова “Dear” (“дорогою”). Далі ставиться звання (офіційне найменування, пов’язане з кваліфікацією або службовим становищем), якщо воно є (Dr. – “доктор”, Judge – “суддя”, Professor – “професор”). Якщо його немає, то пишемо Mr. або Ms. (“містер” чи “місс/місіс”). Тільки після цього йде прізвище нашого адресата:

Dear Mr. Jones

Dear Mr. and Ms. Smith

Dear Professor McDowell

! У Британському англійською привітання закінчується комою:

Dear Dr. Brown,
Дорогий доктор Браун,

Dear Judge Cornwall,
Дорогий суддя Корнуолл,

! В Американському англійською кому використовують лише для особистих листів. У діловому листуванні ставиться двокрапка:

Dear Dr. Brown:
Дорогий доктор Браун:

Dear Judge Cornwall:
Дорогий суддя Корнуолл:

Буває і так, що ми не знаємо, кому конкретно пишемо. Наприклад, ми відправляємо резюме на нову роботу, і нам не вдалося з’ясувати ім’я менеджера по персоналу. В такому випадку замість прізвища можна вказати посаду:

Dear Personnel Director
Дорогий директор з підбору персоналу

Якщо невідома навіть посаду потенційного читача, то можна використовувати фрази:

To Whom It May Concern
Тому, кого це може стосуватися

Читайте також:  Методика вивчення англійської мови для дітей

Dear Sir or Madam
Дорогий Сер, чи Мадам

2. Основна частина

pravila napisaniya delovykh pisem na anglijjskom yazyke: postroenie i primery 45 Правила написання ділових листів англійською мовою: побудова і приклади

Після привітання ми починаємо новий рядок і приступаємо до найголовнішого.

Основна частина листа зазвичай ділиться на три частини:

  • У першій ми відразу формулюємо, з якого приводу пишемо. У відповідь на оголошення про роботу, щоб задати питання або отримати якусь інформацію, щоб підтвердити дату і час зустрічі і т. д.
  • У другій надаємо всі деталі і додаткову інформацію. Наприклад, якщо пишемо роботодавцю, то саме тут коротко описуємо свою кваліфікацію; якщо хочемо задати питання, то в цьому розділі ми детально пояснюємо ситуацію і т. д.
  • В третій ми коротко підсумуємо написане і ввічливо закликаємо адресата до потрібного нам дії. Приміром, відсилаємо роботодавця до резюме, прикріпленому до листа, або просимо надіслати нам будь-які дані як можна швидше, або залишаємо свої контакти на випадок питань.

Давайте детально розглянемо кожен з цих пунктів.

2.1. Частина перша – “передісторія” листи

Мета першого абзацу – відразу дати зрозуміти адресату, про що буде наш лист. Якщо воно має “передісторію”: приміром, відсилає до оголошення, телефонної розмови, іншого листа, це слід обов’язково уточнити з допомогою виразів “with reference to” (“щодо…”), “with regard to” (“…”) або “in response to” (“у відповідь на…”):

With reference to your advertisement for ___ position, published in ___.
Щодо Вашого оголошення про посади ___, опублікованій в ___.

With reference to your enquiry…
Стосовно вашого запиту…

With reference to our meeting…
Про те, що обговорювалося на] нашої зустрічі…

With reference to our phone conversation yesterday…
Про те, що обговорювалося на] нашому телефонній розмові…

In response to your letter of 13th December…
У відповідь на Ваш лист від 13 грудня…

With regard to your question about…
Щодо Вашого питання про…

With regard to your last e-mail…
Щодо Вашого останнього листа…

Якщо ж ніякі попередні зустрічі або розмови вас з адресатом не пов’язують, то можна відразу приступити до справи і чітко позначити мета листа.

Отже, навіщо ви пишете? Ви відповідаєте на запит? Відгукуєтеся на вакансію? Підтверджуєте дату зустрічі або уточнюєте якісь деталі? Ваш лист має одразу повідомляти про це. Використовуйте фразу “I am writing to” (“я пишу, щоб…”), щоб назвати свою мету. Наприклад:

I am writing to inquire about…
Я пишу, щоб запитати про…

Читайте також:  Носії англійської мови

I am writing to request further information about…
Я пишу, щоб запитати подальшу інформацію про…

I am writing to confirm that…
Я пишу, щоб підтвердити, що…

I am writing to apply for…
Я пишу, щоб подати заявку на…

Цей пункт і передісторія листи потраплять в один абзац, а часто і в одне речення! Отже, наш лист може починатися приблизно так:

With reference to your phone call yesterday, I am writing to confirm that your order was sent.
Щодо Вашого вчорашнього телефонного дзвінка, я пишу, щоб підтвердити, що ваше замовлення висланий.

With reference to your enquiry I enclose the documents you’ve requested.
З приводу Вашого прохання, я додаю документи, які Ви запитували.

I am writing with reference to your on advertisement headhunter.ru to apply for a position of…
Я пишу з приводу вашого оголошення headhunter.ru щоб подати заявку на посаду….

I am writing to inquire about job vacancies in your company.
Я пишу, щоб поцікавитися про вакансії у вашій компанії.

I am writing to request a copy of my medical record.
Я пишу, щоб отримати копію своєї медичної картки.

2.2. Частина друга – деталі листа

Наступний (другий) абзац – це “м’ясо” листи. Саме тут ви викладаєте всю суть справи, з тією кількістю подробиць, яке вам потрібно.

Пам’ятайте про те, що, як і в російській мові, ділове лист передбачає ввічливий тон!

У випадку якщо ви збираєтеся попросити адресата про щось, використовувати ввічливі форми, такі як:

Could you…
Не могли б Ви…

Would you please…
Не могли б Ви, будь ласка…

I would be grateful if you could…
Я був би вдячний, якщо б Ви могли…

Якщо ви погоджуєтеся на прохання свого адресата, використовуйте фразу “I would be delighted to” (“я був би радий”):

I would be delighted to attend the meeting.
Я був би дуже радий відвідати цю зустріч.

I would be delighted to provide more information.
Я був би дуже радий надати більше інформації.

Для ввічливої відмови обов’язково треба подякувати за пропозицію:

Thank you for your invitation, but…
Дякую за запрошення, але…

Якщо потрібно докласти до листа додаткові документи, використовуйте наступні фрази:

Please, find enclosed…
Будь ласка, знайдіть у вкладеннях…

Enclosed is a…
У додатках міститься…

Enclosed are…
У додатках містяться…

Читайте також:  Спортивні вираження в бізнесі.

I am enclosing…
Я додаю…

2.3. Частина третя – заклик до дії

Останній (третій) абзац служить для того, щоб ще раз коротко сформулювати мету і при необхідності закликати читача до дії за підсумками листа: наприклад, прочитати ваше резюме або розглянути ділову пропозицію.

We hope that you’ll be able to take part in our conference on May 5, 2018.
Ми сподіваємося, що ви зможете взяти участь у нашій конференції п’ятого травня 2018 року.

Please refund my $500 deposit and accept my вибачення за.
Будь ласка, поверніть мою передоплату в 500$ і прийміть мої вибачення.

Please, send me these documents as soon as possible.
Будь ласка, вишліть мені ці документи якомога швидше.

Якщо ж лист носить скоріше інформативний характер, то наприкінці можна просто залишити прохання зв’язатися з вами у випадку, якщо в одержувача виникнуть питання:

In case you have questions, feel free to contact me.
У випадку, якщо у Вас є питання, будь ласка, зв’яжіться зі мною.

If you have any questions, don’t hesitate to contact me.
У випадку, якщо у Вас є питання, негайно зв’яжіться зі мною.

Please, contact us again, if we can be of assistance.
Будь ласка, зв’яжіться з нами знову, якщо Вам знадобиться допомога.

Нарешті, якщо ви хочете дати зрозуміти, що чекаєте від свого читача відповідного листа, можна використовувати такі фрази:

I’m looking forward to hearing from you soon.
З нетерпінням чекаю Вашої відповіді.

I hope to hear from you soon.
Сподіваюся незабаром отримати Вашу відповідь.

3. Висновок

Тепер, коли ми виклали найголовніше, залишилося лише закінчити лист однієї з традиційних фраз:

Sincerely,
Щиро ваш,

Respectfully yours,
З повагою,

Kind regards, / Best regards, / Regards,
З найкращими побажаннями,

Після цього з нового рядка ми пишемо свої ім’я та прізвище – і лист закінчено.

А тепер, як і обіцяла, я дам вам посилання на приклади ділових листів.

Приклади ділових листів англійською

Приклади листи англійською ви зможете знайти на наступних сайтах.

Ресурси російською з перекладом:

1. https://goo.gl/m8UEZQ

2. https://goo.gl/oSaQcp

Ресурси англійською (без перекладу):

1. https://goo.gl/MdrvLk

2. https://goo.gl/8JqNPK

Друзі, тепер ви знаєте основні правила написання ділових листів. Головне, не забувайте про ввічливість до свого адресата! Економте його і свій час – пишіть коротко, по справі і уникайте “води”. Успіхів!

Сподобалася стаття? Поділитися з друзями: