Структура ділового листа англійською мовою. The structure of Business E-mail

struktura delovogo pisma na anglijjskom yazyke  the structure of business e mail22 Структура ділового листа англійською мовою. The structure of Business E mail

Яке почуття ви переживаєте, коли, відкривши свою поштову скриньку для перевірки пошти, ви виявляєте в ньому лист від колеги на англійській мові? У більшості людей це викликає паніку. Далеко не багато вміють грамотно складати листи англійською мовою. Якщо під рукою є хтось знає і володіє англійською, то можна передоручити йому ознайомитися з листом і підготувати відповідь. Але скільки можна платити іншим за те, що ви можете навчитися робити самі?

Бізнес-листування, звичайно, складний навик, але немає нічого такого, що б ви не змогли опанувати. А ми з радістю допоможемо вам в цьому. Отже, сьогодні наша стаття присвячена електронним ділових листів англійською мовою.

Перш за все, давайте ознайомимося з ключовою лексикою по темі:

  • Sender [‘sendə] (від слова send – надсилання) – відправник листа. Ви можете ідентифікувати відправника по слову from (від) у шапці листа.
  • Reсeiver [rɪ’siːvə](від слова receive – отримувати) – одержувач листа. У шапці листа позначається прийменником to. Також використовуються слова addressee [ˌædre’siː] і recipient [rɪ’sɪpɪənt].
  • Subject [‘sʌbʤekt] – тема листа.
  • Signature [‘sɪgnəʧə] – підпис відправника.
  • Importance option [ɪm’pɔːt(ə)n(t)s] – відмітка про важливість листа.
  • Attachment [ə’tæʧmənt] – вкладення (текстові файли, зображення, прикріплені до листа).
  • СС (carbon copy – копія листа. Коли відправник посилає листа декільком адресатам і ви бачите, кому ще відправлена копія.
  • BCC (blind carbon copy) – невидима копія, “сліпа копія”. Коли лист розсилається кільком адресатам, але імена інших одержувачів листа приховані від вас.

Будь-який лист, тим більше ділове, повинно починатися з привітання.

Англійською роль привітання відіграє слово Dear, але в цьому контексті воно перекладається не як “дорогий”, а як “шановний”:

Dear Mr Smith,
Dear Sally,

У тому випадку, якщо ви пишете листа адресату, який вам невідомий, то починайте свій лист так:

Dear Sir or Madam,

Якщо ваш лист призначається для групи людей, то ви можете почати його так:

Dear all,
Dear team,
Dear colleagues,

Після звертання ставиться кома і лист продовжують писати з нового рядка з великої літери.

Тепер, забігаючи трохи наперед, хотілося б сказати пару слів про те, як закінчувати лист. Як не дивно, закінчення листа може залежати від привітання, яке ви використовували на початку. Якщо ви звертаєтеся до людини по імені на початку листа, то в кінці ви повинні написати Yours sincerely, … (Щиро ваш, …). Якщо у вашому вітанні ви пишете Dear Sir or Madam, то закінченням буде Yours faithfully, … (Щиро ваш, …). Звичайно ж, існують і інші варіанти закінчення листа, але про них пізніше.

Спочатку, встановлюючи контакти з клієнтами і колегами, слід дотримуватися формального стилю листування, тому в цій статті ми зосередимо увагу на формальних виразах і фразах, які знадобляться вам для написання ділових листів. Щоб згадати різницю між офіційним і неофіційним стилем листів англійською мовою, рекомендуємо вам перечитати цю статтю.

Як почати лист? Якщо ви пишете першим, або попереднього контакту між вами і адресатом ще не було, потрібно пояснити причину листа (purpose):

We wish to inform you of (our new discounts). – Ми хотіли б повідомити вам про наших нових знижки).

I am writing in reply to (your advertisement). – Я пишу у відповідь (оголошення).

I am writing concerning (your latest statement). – Я пишу в зв’язку з (вашим останнім заявою).

I am writing with regard to (the latest news). – Я пишу в зв’язку з (останніми новинами).

I am writing to remind you about (the meeting next Monday). – Я пишу, щоб нагадати вам про (зустрічі в наступний понеділок).

I am contacting you in connection with (increased the popularity your new product). – Я звертаюся до вас у зв’язку із зростанням популярності вашого нового продукту).

Використовуючи ці фрази, ви зможете без праці пояснити причину, по якій ви зв’язуєтеся з людиною.

Якщо ви знайомі з адресатом, зустрічалися з ним, зідзвонювалися, листувалися, то на початку листа варто згадати попередній контакт (лист, повідомлення, зустріч, телефонний дзвінок):

With reference to (your recent letter) I want to know …. – Посилаючись на ваше недавнє лист, я хотів би знати …

In reply to (your e-mail), I am sending the information you. – У відповідь на ваш лист, я надсилаю вам інформацію.

I refer to (your last phone call). – Я посилаюся на наш недавній телефонна розмова.

We understood from your letter that (you are going to organise a trade fair). – Як ми зрозуміли з вашого листа, ( ви збираєтеся організувати виставку-продаж).

We were glad to receive your (invitation). – Ми раді отримати (запрошення від вас).

Further to our (e-mail from 1st May), I would like to (send you the agenda). – В доповнення до нашого листа від першого травня), я хотів би (надіслати вам програму роботи).

I would like to apologize for (the delay in delivery). – Я хотів би принести вибачення за затримку з доставкою.

I am writing to you in response to (your enquiry). – Я пишу у відповідь (на ваш запит).

У разі, якщо ви пишете не від власного імені, а за чиїмось дорученням або від імені колективу, використовуйте фразу On behalf of…:

I am writing on behalf of the association of shareholders. – Я пишу вам від імені асоціації акціонерів.

On behalf of Mr Black, I would like to invite you to take part in our annual conference. – Від особи містера Блека, я хотів би запросити вас прийняти участь у щорічній конференції.

Після того, як написано привітання і мета, вам необхідно переходити безпосередньо до основної частини (body, main part). Залежно від мети вашого листа буде змінюватися структура і вибір засобів написання її основної частини. Виділяють наступні функції ділових листів:

  • Inviting – запрошення
  • Apologizing – вибачення
  • Informing – інформування
  • Requesting/ Enquiry – запит
  • Complaining – скарга
  • Thanking – подяку та інші

Кожен тип письма має свою структуру, спеціальну лексику і набір фраз. На сторінках нашого сайту ми будемо розглядати особливості складання та написання кожного з перерахованих типів ділових листів, так що слідкуйте за оновленнями!

Не забувайте розділяти основну частину листа на абзаци, використовуючи маркери:

Firstly, … – В першу чергу,…
First of all, … – Перш за все,…
Secondly, … – По-друге, …
Thirdly,… – по-третє, …
Finally, … – висновок, …

Коли основна частина написана, вам залишається тільки написати заключну частину (closing). Вона певною мірою залежить від основної частини і від мети вашого листа. У ній зазвичай ще раз дякують за інформацію, запрошення, допомога:

Thank you again for the invitation, I am pleased to be invited to the ceremony. – Спасибі ще раз за запрошення, я радий, що ви запросили мене не церемонію.

I appreciate your help. – Я ціную вашу допомогу.

I am grateful for your assistance in the project. – Я вдячний за вашу допомогу у проекті.

Можна висловити бажання і готовність надати додаткову інформацію, допомогу, консультацію:

Please, contact me if you need further information. Будь ласка, зв’яжіться зі мною, якщо ви потребуєте подальшої інформації.

Feel free to contact me if you need my help. – Не соромтеся зв’язуватися зі мною, якщо вам потрібна допомога.

You can count on me when you need a consultation. – Ви можете розраховувати на мене, якщо вам потрібна консультація.

Часто посилаються на майбутній контакт і висловлюють побажання з приводу якнайшвидшого відповіді:

I am looking forward to your reply. – Я буду чекати вашої відповіді.

Please deal with this issue urgently. I expect information from you tomorrow. – Будь ласка, терміново розберіться з цим питанням. Я очікую від вас завтра.

Якщо ви відправляєте що-небудь у вкладенні, то додайте пару слів про це:

See attached files to this message. – Подивіться файли у вкладенні.

I attach the copy of the contract for your consideration. – Я прикріплюю копію контракту для вашого розгляду.

You can find the pictures in the attached files. – Ви знайдете фотографії у вкладенні.

Нарешті, висловлюють певні надії (на співпрацю, на взаємодопомогу, на корисність наданої інформації):

I hope the information was helpful for you. – Я сподіваюся, що інформація вам знадобилася.

I hope our response has answered your enquiry. – Я сподіваюся, що наша відповідь прояснив ваше запитання.

І остання частина вашого листа – заключна фраза. Як вже згадувалося раніше, її вибір може залежати від вітальної фрази. Якщо ваш лист дуже офіційний, то коли ви звертаєтеся по імені, то пишіть Yours sincerely, а у разі, якщо ви не знаєте імені адресата, тоді – Yours faithfully.

Але існує ще ряд фраз, середнього рівня формальності, якими закінчують ділові листи:

Best wishes,
Best regards,
Kind regards,
Sinсerely,
Many thanks,
All the best,

Після заключної фрази ставиться кома, а ім’я автора листа вказується на наступному рядку.

Іноді (особливо на етапі встановлення контакту) нижче вказують посаду та місце роботи, а також контактні дані (поштова адреса, телефон, адреса електронної пошти):

Best regards,
Maria Ray
Administrative Officer
UNFT
tel.+112233445566
maria.ray@unft.org.ua

Слідкуйте за нашими оновленнями, приєднуйтесь до нас Вконтакте, Instagram і Facebook!

Якщо вам потрібна кваліфікована допомога у вивченні бізнес-англійської, наші досвідчені викладачі готові розробити для вас індивідуальний курс навчання і зовсім скоро ви побачите результат! Залишайте заявки на безкоштовне вступне заняття і починайте інтенсивно вивчати англійська по Скайп прямо зараз!

Сподобалася стаття? Поділитися з друзями: