Чому це складно?
Бо зазвичай ми призначаємо зустрічі в телефонному спілкуванні. Ви не бачите співрозмовника на тому кінці телефонної лінії, а він не бачить вас. Обидва намагаються швидше домовитися і закінчити розмову. А якщо один починає плутатися у фразах, не знає, як висловитися, то це може привести до неточностей і нерозуміння. І, звичайно, справить негативне враження.
У цьому матеріалі я пропоную вам широкий набір фраз з поясненнями, які знадобляться вам в самих різних ситуаціях для призначення зустрічей.
Коли ми ведемо мову про діловій сфері, то важливо використовувати відповідний ситуації тон спілкування: формальний. Якщо ви сумніваєтеся, який рівень формальності буде доречним, то ось вам правило: якщо співрозмовник не ваш друг і не близький родич, то краще дотримуватися ввічливого тону, особливо якщо співрозмовника ви знаєте погано, або не знаєте зовсім.
Отже, давайте розглянемо покроково процес призначення зустрічі.
1.Початок бесіди.
Зв’язуємося і повідомляємо мета дзвінка. Вітаємо співрозмовника і представляємося:
This is (your name) from (your company). – Це (ваше ім’я) з (назва вашої компанії).
It’s (your name) from (your company) here. – Це (ваше ім’я) з (назва вашої компанії).
Якщо на іншому кінці дроту секретар, то просимо з’єднати вас з потрібним вам людиною:
Could I talk to … ? – Можу я поговорити з …?
Could you put me through to …? – Не могли б ви мене з’єднати з …?
Не забудьте повідомити мету дзвінка:
I would like to make an appointment with … . – Я б хотів призначити зустріч з … .
I’d like to schedule a meeting with … . – Я б хотів призначити зустріч з … .
Якщо потрібно, повідомляємо про ступінь важливості:
It is urgent. – Це терміново.
It is very important. – Це дуже важливо.
2. Обговорюємо час зустрічі.
Щоб запропонувати час для зустрічі, ви можете використовувати кілька способів, які ми зараз розглянемо. Якщо так сталося, що ви забули, як говорити про час англійською, які прийменники використовувати, то можете освіжити пам’ять, прочитавши статтю про те, як вказувати час.
Насамперед, поцікавтеся, коли вашому співрозмовнику зручно зустрітися:
When you can meet with me? – Коли ви можете зустрітися зі мною?
When would suit you? – Коли вам підійде?
When are you free? – Коли ви вільні?
Запропонуйте свій день і час.Якщо ваш тон спілкування дозволяє, то можна використовувати прості фрази:
Do you have time on Monday? – У вас є час в понеділок?
Do you have time next week for a meeting? – У вас є час для зустрічі на наступному тижні?
How about 10am on Friday? – Як щодо 10 ранку в п’ятницю?
Would Wednesday be OK for you? – Середа вам підійде?
Shall we say Tuesday in my office? – Скажімо, у вівторок у мене в офісі?
Maybe we could meet on Friday? – Може бути, ми могли б зустрітися в п’ятницю?
При побудові запитань ви можете використовувати дієслово to be:
Are you available on Friday at 11 o’clock? – Ви доступні в п’ятницю в 11 годин.
Are you free on Friday at 11 o’clock – Ви вільні у п’ятницю в 11 годин?
Is morning convenient for you? – Ранок підходить вам?
Is Tuesday ok for you? – У вівторок нормально?
Is five alright for you? – П’ять годин нормально?
It is possible to meet on Friday at 11 o’clock? – Можливо зустрітися в п’ятницю в 11 годин?
Можете задіяти дієслово can:
Can we meet on Friday at 11 o’clock? – Ми можемо зустрітися в п’ятницю в 11?
Також можна використовувати could замість can, це звучить більш ввічливо:
Could we meet next week? – Ми могли б зустрітися на наступному тижні?
Could I make an appointment with Dr Smith please? – Міг би я призначити зустріч з доктором Смітом будь ласка?
Якщо ви хочете бути супер-ввічливим, то ставте на початку своїх питань I was wondering if… (Я хотів би знати…), тільки пам’ятайте, що після такого початку речення йде прямий порядок слів:
I was wondering if you have time next week. – Я хотів би знати, чи є у вас час на наступному тижні.
I was wondering if you are free on Monday. – Я хотів би знати, чи вільні ви в понеділок.
Would замість will також додасть вашому зверненню ввічливості:
Would Friday be convenient? – Було б зручно в п’ятницю?
Would Friday suit you? – П’ятниця підійшла б вам?
3. Отримуємо відповідь на пропозицію.
Що ви можете почути від співрозмовника? Спочатку це може бути якась загальна фраза:
I just need to check my diary. – Мені потрібно звіритися з моїми записами.
Let me see. – Давайте подивимося.
Якщо підходить, то співрозмовник підтверджує зустріч:
That’s fine for me. – Це мені підходить.
That’s OK for me. – Це мені підходить.
Yes, it’s convenient for me. – Так, це зручно для мене.
I think that can be possible. – Я думаю, це можливо.
Yes, that would be good for me. – Так, мене це влаштовує.
It would be perfect for me. – Це було б чудово.
It suits me. – Це мені підходить.
My schedule is open all day on Tuesday. – У мене у вівторок весь час вільно.
Wednesday sounds fine. – Середовище підходить.
Якщо не підходить, то вам повинні ввічливо про це повідомити. Для «пом’якшення» відмови використовують фрази I am afraid або I am sorry на початку речення:
I am afraid/sorry I cannot on Monday. – Боюся, що мені шкода, я не можу в понеділок.
I am afraid/sorry I am busy all day on Friday. – Боюся, що мені шкода, я зайнятий весь день у п’ятницю.
I am afraid/sorry I won’t be able at three. –Боюся, що мені шкода, не зможу три.
It is going to be difficult. –Це буде складно.
I will be out on Tuesday. – Мене не буде в офісі у вівторок.
My calendar is full on Monday. – Моє розклад заповнено на понеділок.
I am sorry, i’ve got another meeting then. – Прошу вибачення, у мене в цей час інша зустріч.
I am tied up all day I am afraid. – Боюся, що я зайнятий весь день.
Якщо запропоноване час ще не настав, то повертаємося до попереднього пункту і пропонуємо інший час.
4. Підтверджуємо зустріч і прощаємося.
Коли ви знайшли час зручний для вас обох, потрібно підвести підсумок бесіді, підтвердивши дату і час і тим самим завершити розмову:
So, see you on Monday at ten. – Отже, побачимося в понеділок у десять.
So, that’s Wednesday, three o’clock. – Отже, в середу, в три.
Для початку виберете ті фрази, які здаються вам нескладними, складіть «скрипт» своєї телефонної розмови. І телефонуйте, не бійтеся!
Потім розширюйте свій фразовий арсенал, замінюйте фрази на більш просунуті, додавайте нові. Головне – практика. І дуже скоро призначення зустрічей перестане бути проблемою для вас!
Якщо вам сподобалася ця стаття, і вам необхідний курс бізнес-курс англійської мови – ми з задоволенням вам допоможемо! Записуйтеся на безкоштовне вступне заняття і спробуйте англійська по Скайпі в онлайн школі Enginform!