Hello there! Сьогодні ми готуємо вас до телеконференції англійською. Озброюємо начебто на війну: як провести конференцію онлайн максимально результативно, з яких фраз варто почати, як повідомити про перешкоди, як перепитати, сказати про проблему, або про своїй думці, як завершити розмову і багато інших tips & tricks.
Боїтеся телефонних розмов? Ми дізналися про те, як підготуватися перед і не розгубитися під час Conference Call.
Зміст статті:
Чому ділове листування менш ефективна? Під час комунікації face-to-face співрозмовники більш сконцентровані на темі розмови, а зоровий контакт і невербальні знаки допомагають виникнути довірі.
Основні поняття під час переговорів
- Bottom line – найголовніший фактор.
The bottom line is that we are ready to offer all our corporate discounts to you. – Вирішальним фактором є те, що ми готові запропонувати вам всі наші корпоративні знижки.
- Agenda – порядок денний, програма.
So let’s cover the most vital points of today’s agenda. – Отже, обговоримо найбільш значущі пункти порядку денного сьогоднішнього дня.
- Counter proposal – зустрічна пропозиція.
This counter proposal has exceeded all their expectations. – Це зустрічну пропозицію перевершило всі їхні очікування.
- Deadlock – глухий кут.
We had to make a little break because our negotiations reached a deadlock. – Нам довелося зробити невелику перерву, оскільки наші переговори зайшли в глухий кут.
Підготовка свого англійської
- Для початку, підтягніть професійну лексику. Краще всього буде пройти спеціалізований курс англійської з викладачем.
- У процесі підготовки не забудьте повторити числівники, адже обов’язково будуть якісь цифри (дати, суми, охоплення, кількість людей і т. д.) Потренуйтеся записувати цифри на слух, прослухайте кілька діалогів і навчіться їх розпізнавати.
- Освіжіть правила про модальні дієсловах, особливо «could», «would», «may», «might». Саме вони найчастіше використовуються в бізнес англійською і роблять мову більш ввічливій і формальною.
Що зробити перед дзвінком
- Підготовлений — значить озброєний. Ретельно продумайте план переговорів, будьте систематичні й послідовні.
- Уточніть точний час проведення телеконференції з її учасниками. Не забудьте вказати часовий пояс або різницю у часі:
We’re 3 hours ahead/behind you. – Ми на 3 години вас випереджаємо/відстаємо від Вас.
Please, let me know if the timings are okay. – Будь ласка, повідомте, чи зручно вам призначений час.
- Слід заздалегідь надіслати учасникам план розмови:
Please, find a proposed agenda attached. – Передбачуваний план розмови додається.
Привітання учасників Conference Call
Для привітання можна використовувати такі фрази:
Good morning/afternoon – Добрий ранок/день.
This is … speaking. – Це … говорить.
I am calling from … – Я дзвоню з …
I’m calling on behalf of … – Я дзвоню від імені …
Якщо вам потрібно попросити залишатися на лінії або поговорити з певною людиною, ввічливо попросіть його покликати.
Could you hold on a moment? – Могли б ви залишитися на лінії?
Could I speak to someone who … ? – Чи можу я поговорити з кимось, хто … ?
Could you put me through to _ please? – Не могли б ви перемкнути мене на … ?
Детальніше про вітаннях в англійській мові можете почитати у відповідній статті.
З чого почати конференцію?
Почати слід з таких організаційних моментів: перекличка, повідомлення про заміну або ранньому відхід когось із учасників, нагадування пунктів плану, тривалість конференції.
Please, everyone can introduce themselves? – Прошу всіх представитися.
John can’t join today. – Джону не вдалося взяти участь у нашій конференції.
John has to leave earlier. – Джон змушений буде покинути нас раніше.
The first point on today’s agenda is … – Першим пунктом на порядку денному буде …
If we can keep to the timings on the agenda, we should have finished by three. – Якщо ми будемо дотримуватися порядку денного, ми закінчимо до 15:00.
Обговорення проблеми
Пропонуємо кілька корисних фраз, які допоможуть слідувати плану:
What is the main problem? – В чому полягає головна проблема?
I think the major problem is … – Я думаю, основна проблема в тому, що…
The crux of the matter is … – Суть справи в тому, що…
We really need to take care of … – Нам необхідно розібратися з…
May I kindly ask you to be more specific about a course of actions for … ? – Чи можу я попросити Вас уточнити курс дій для … ?
What are your views on … ? – Яка Ваша думка щодо … ?
My solution is based on three reasons … First of all, … Secondly, … Lastly … – Моє рішення базується на трьох факторах… Насамперед… По-друге… І останнє, …
One of the key reasons for this is … – Одна з ключових причин для такого рішення – це…
- Фрази для взаємодії зі співрозмовниками:
I’m sorry, I don’t quite follow you. – Я не зовсім вас зрозумів.
I didn’t get what you meant by … – Я не зрозумів, що ви мали на увазі…
Would you care to розробити? – Ви не могли б пояснити детальніше?
What needs to be done? – Що необхідно зробити?
How are we going to solve it? – Як ми будемо це вирішувати?
Do you have any suggestions? – У вас є пропозиції?
Does anyone have any comments? – У кого-небудь є коментарі?
Does everyone agree on that? – Всі згодні з цим?
Фрази для висловлювання своєї думки і відповіді на чуже:
I suggest that … – Я пропоную …
I would like to propose that … – Я хотів би запропонувати …
We could/should … – Ми могли б … / Нам слід …
You have a good point. – Ви дали вагомий аргумент.
I agree / disagree. – Я згоден / не згоден.
You have a good point, but … – Це аргумент, але …
I am afraid I can’t agree with you, but … – Боюся, не можу з вами погодитися, але…
We could offer you …, if you think you can agree on … – Якщо ви погодитеся на …, ми могли б вам запропонувати …
Offering you … is the best we can do at the moment. – Єдине, що ми можемо запропонувати вам в даний момент – це …
We might be able to work on …, if you could … – Якщо б ви могли, ми б могли подивитися, що можна зробити з питання …
Якщо хочете ввічливо перебити:
Can I just interrupt here? – Я можу вас перервати?
Can I just come in here? – Я можу вставити слово?
Can I just say something? – Я можу дещо додати?
I’d like to say something here. – Я хотів(а) б дещо сказати.
А раптом нічого не зрозуміло?
Все так добре починалося, але ось він, момент з найстрашніших снів. Наприклад, ви не чуєте співрозмовника, переривається зв’язок або він сказав незрозуміле слово. Просто завчіть фрази на всі випадки життя.
Не зрозуміли співрозмовника:
Could you explain what you mean by that, please? – Ви не могли б пояснити, що ви маєте на увазі?
Could you explain that in another way for me, please? – Ви не могли б пояснити це іншими словами?
Could you speak more slowly, please? – Ви не могли б говорити повільніше?
Could you please, spell it for me? – Не могли б ви сказати це по буквах (для імен і назв)?
Не почули з-за перешкод:
I’m sorry, I didn’t quite hear what you’ve said. – Вибачите, я не розчув, що ви сказали.
I’m afraid I didn’t hear that. – Боюся, я не розчув(а).
Could you speak a little louder, please? – Ви не могли б говорити голосніше?
Could you repeat it for me, please? – Ви не могли б повторити?
Якщо ситуація дуже складна і потрібно відійти на 5 хвилин (перевести дух, заглянути в словник, випити валеріанки, зателефонувати мамі), ввічливо скажіть:
Can I suggest we take a five-minute break here? – Я можу запропонувати зробити п’ятихвилинну перерву?
Завершення конференц-колла
В кінці не забудьте переконатися, що всі висловилися і все зрозуміло, підведіть підсумки по пунктах плану і подякуйте за увагу:
Does anyone have any more issues to discuss? – Чи є у кого-небудь ще питання для обговорення?
First of all, we agreed … – Насамперед, ми погодили/домовились…
To summarize the call, … – Підбиваючи підсумки розмови, …
Thank you for all your time. Have a good day! – Спасибі за Ваш час. Доброго дня!
Після ділової розмови в Skype, відправте партнерам лист, в якому ще раз резюмируйте розмова, подякуйте за приділений час і висловіть надію на подальшу співпрацю.
По-перше, це буде хорошим тоном. По-друге, виручить вас, якщо ви щось упустили чи зрозуміли не так.
Для такого листа підійдуть фрази:
Following our phone conversation … – Дотримуючись нашої телефонної конференції…
Thank you for taking time to … – Дякую за час, приділений для …
Thank you for your time and assistance. – Спасибі вам за ваш час та співпрацю.
I appreciate having the opportunity to speak with you today … – Я ціную можливість поговорити з вами сьогодні.
I really enjoyed talking with you and learning more about … – Мені було приємно поспілкуватися і дізнатися більше інформації про…
I was happy to discuss … – Я був радий обговорити…
Please, don’t hesitate to get in touch if you have any additional questions. – Будь ласка, не соромтеся і пишіть, якщо з’являться додаткові запитання.
I am looking forward to hearing from you soon. – З нетерпінням чекаю відповіді від вас незабаром.
Висновок
Ми сподіваємося, що телеконференція тепер для вас стане звичайною справою, а може і коханим 
Speak English and fight your fears!
Велика і дружна сім’я EnglishDom