Коли починати знайомитися з діловим листуванням?
До ділового листування бажано переходити, тільки досягнувши рівня не нижче Pre-Intermediate. Справа в тому, що тільки до цього рівня у учня формується стійке уявлення про стилі мовленнєвої комунікації в англійській мові. Багато хто переконаний, що англійці – це ретрогради, і вони зберегли дуже багато старовинних традицій ділового спілкування. Багато в чому вони мають рацію, але горезвісна манірність англійців давно вже канула в лету, а залишився, мабуть, їх педантизм і прагнення до порядку при веденні бізнесу, судової, комерційної, банківської, нотаріальної та інших видів кореспонденції. Це не є погано», і вміння правильно скласти офіційний лист на англійській, допоможе вам уникнути казусів і втрат, причому не лише фінансових витрат, але і ударів по репутації. 
Спосіб мовленнєвого спілкування використовується офіційно-діловий, і перед спілкуванням з вашими діловими партнерами англійською мовою вам волею-неволею доведеться дізнатися, що таке ділове листування англійською та вивчити зразки листів.
Ключові правила ділової переписки англійською
Для початку необхідно ознайомитися з основними правилами англійської листування, вираженої в офіційно-діловому стилі. В діловому листі англійською мовою всьому є своє місце.
- Незалежно від змісту листа, існують певні параметри його зовнішнього оформлення.
- Застосовується найбільш простий та поширений тип шрифту (зазвичай Arial або Times New Roman);
- Колір шрифту – чорний (виділення іншим кольором не допускаються);
- Абзаци відокремлюються подвійним інтервалом (пропуском рядка);
- «Червоний рядок» не використовується;
- Всі поля однакові, рівні «дюйм» (2,5 см).
- Папір має бути формату А4 або спеціальних габаритів «Лист». Якщо документ надсилається від імені організації рекомендується використовувати фірмові бланки з логотипом.
I. Початок листа
1. Вказівка відправника. Починають лист з вказівки в лівому(!) верхньому куті назви організації або ім’я та прізвище адресанта (відправника). Адреса компанії прописується до скорупулезности точний: кожен пункт – з нового рядка. Приклад такого початку:
Mr Pavel Karpov
Tevix Company
Office 77, Building 57
Chkalov Street
Irkutsk
Russia
Якщо листа друкується на фірмовому бланку компанії, цю частину можна пропустити. Якщо лист міжнародне, назва країни зазвичай друкується великими літерами.
2. Дата. Вказується на два рядки нижче інформації про компанії-відправника. щоб уникнути непорозумінь дату написання бажано не ставити «заднім числом».
5 June 2016
3. Інформація про одержувача. Вказується через два рядки після дати (під нею). Вона включає ім’я адресата, повне найменування компанії і докладний адресу. Краще завжди вказувати ім’я та посада особи, якій безпосередньо адресовано лист.
Приклад оформлення:
Mr. John Doe
President
Balton Galore, Inc
772 Canine Road
Los Angeles, California 90002
4. Привітання. Буде дуже дивно, якщо в першому ж листі ви напишете Hello John, тому писати треба:
Dear John,
Hello Mr. Doe
Лист слід починати з офіційного звернення, особливо якщо це перший лист. Скористайтеся одним із шаблонів:
Hello Mr. Ivanov
Dear Sergey
Dear All – можливо, якщо ви не знаєте, пишіть ви чоловікові або жінці або чекаєте відповіді від будь-якого представника компанії;
Dear Sir – ви знаєте стать адресата, але не знаєте його імені. Все ж кращим виходом буде ім’я адресата постаратися довідатися.
Якщо Ви взагалі не знаєте, кому саме з працівників компанії адресуєте лист, можливе використання поводження “To Whom It May Concern”. Однак така безлика форма не є кращим вибором.
II. Головна частина листа
5. Основний зміст. Після звернення (що стосується і листи особистого характеру) практично неодмінно ставиться кома, а текст листа починається з нового рядка, причому можна один рядок і пропустити. Можлива постановка комою, якщо ви звертаєтеся до дуже важливого людині (VIP – Very Important Person).
Цілком пристойно на початку листа представитися, але це в тому випадку, що ви пишете вперше або досить рідко, і не впевнені, що керівник компанії вас ще пам’ятає. Припустимо, I am Anna Shevelyova, a Director of XYZ Company.
Класичної фрази для початку листа є “I am writing you regarding…” / “I am writing you concerning…” (“Я пишу вам з приводу…”), “I am writing you in response to your letter.” (Я пишу у відповідь на ваш лист).
Обов’язково подякуйте за попередній контакт, якщо він вже відбувся:
Thank you for contacting me on that so important issue. We are thankful so much for sending us more information about the production of your Company.
- Діловий лист для кращого викладу ваших думок розбивається на абзаци, в яких не повинно бути ніякої води – тільки чітка, суха, конкретна і вичерпна інформація. Не використовуйте конструкції з пасивного стану, тільки дійсним.
- Ви обов’язково дякуйте адресата за майбутнє рішення вашої проблеми (якщо навіть у цьому не зовсім впевнені). Thank you for spending my time on my issue. We are thankful beforehand for your participation. Або що-небудь в цьому дусі.
- Якщо текст листа необхідно продовжити на другому аркуші, обов’язково вкажіть у верху позначку з ім’ям одержувача, датою і даними про те, що це продовження листа на іншій сторінці.
6. Підведення підсумків. Останній абзац повинен містити “вижимку” всього листа із зазначенням ваших подальших дій або їх очікування від партнерів. Повідомте про свою готовність до спілкування з будь-яких питань і пропозицій. “If you have any questions, please contact us” (У разі виникнення питань, будь ласка звертайтесь).
III. Завершення
Важливо продумати, як закінчити лист англійською. Справа в тому, що остання частина листа – це своєрідний індикатор поваги до людини, з якою ви спілкуєтеся. Обов’язково використовуйте одне з найбільш часто вживаних кліше “З повагою” в кінці листа (зразок англійською: “Yours sincerely” or “Sincerely”). Також допустимі заключні фрази “Cordially,” “Respectfully,” “Regards” and “Yours Truly” (використовуються рідше). Менш офіційними, але також абсолютно прийнятними є фрази “All the best” “Best wishes,” “Warm regards,” and “Thank you.”
Нарешті, ви підписуєте свій лист, залишаючи всю необхідну інформацію, навіть якщо вона відома адресату.
Anna Shevelyova
Director
XYZ Company
T. 76-65-75
E-mail: +++++@gmail.com
Правила не складні, але найважче в такому листі витримати діловий стиль спілкування. З часом, коли у вас відбудеться вже кілька ділових зустрічей, стиль висловлювань у листуванні може персоніфікуватися, але завжди слід пам’ятати, що діловий лист має бути сухим, точним, не мають двозначностей і недомовок.
Корисні фрази та вирази для ділового листування
Приклад ділового листа англійською мовою
Прийнявши до уваги вищевказані правила, для більшої наочності наведемо ділове лист англійською мовою як зразок листування між носіями мови.
Robert Baker
EcoLines, Ltd
5 Hill Street
Madison, Wisconsin 53700
16 April 2016
Mrs. Patricia Wilber
General Manager
RSPSR Co Ltd
15 Coconut Road
Manchester
the UK WFY2 3ЈР
Dear Patricia,
Information about 2016 GREEN CONFERENCE, 12/15 MAY 2016
Thank you for sending us your prior consent and now I have pleasure in inviting you to arrive to London to attend our international environmental forum to be held at Dorsey Hotel, London on Monday/Wednesday 12/15 May 2016.
This intensive, environmental forum for ecologists aims to:
– increase our planet environmental security
– enable feedback and with networking ecologists around the world
The forum seminars are held by distinguished cohort of international speakers who are going to introduce eco-friendly projects to experts on issues that.
I am sending you a registration form to be send back before 5 May. The fee comprises ?65 per person.
It will be my pleasure to meet you at our forum with so distinguished cohort of members.
Yours sincerely
Robert Baker
Forum Secretary
Tel. 777-XXX-777
r.ba…er@ecolines.com
Відмінності ділового листування англійською та російською
|
російська мова |
англійська мова |
|
широко використовуються складні штампи, що ускладнюють розуміння |
застосовуються кліше, що спрощують розуміння |
|
повна відсутність емоційно забарвленої лексики |
допускається використання емоційно забарвлених фраз |
|
відсутня частина листа, спрямована на встановлення особистого контакту з адресантом |
на початку листа обов’язково присутній фрази, націлені на встановлення контакту з бізнес-партнерами |
|
використовується як «ми-підхід», так і «я-підхід» (I write – Я пишу) |
характерний тільки «ми-підхід» |
|
тільки починається поворот у бік використання вступних і завершальних ввічливих формулювань |
яскраво проявляється словесне вираження поваги до співрозмовника, поваги, люб’язності |
|
лист пишеться суцільним текстом |
лист має строго блокову структуру |
Ділове листування англійською мовою пропонує зразки різних запрошень на конференції, участі в бізнес-проектах, придбання обладнання, співпраці у виробництві або отримання інвестицій.
Вдосконалюйте свою англійську на сайті Lim-English.com з цікавими онлайн вправами. Англійську мову потрібно запам’ятовувати фразами, які складаються багатьма століттями. При цьому в нашому мозку з’являється якийсь додатковий центр, який відповідає за формування розуміння менталітету носіїв мови.