Неу, folks! Ця стаття буде цікава тим, хто веде активне ділове листування з керівниками, партнерами чи колегами по офісу. Якщо вам необхідно написати ділове або рекомендаційний лист англійською мовою, то перше, про що ви повинні подумати, хто ж буде одержувачем вашого листа. Чим менше ви знаєте про одержувача, тим формальніше буде тон вашого листа.
Зміст статті:
Якраз сьогодні ми розглянемо які існують стилі ділового листування, з’ясуємо в яких ситуаціях їх краще використовувати, і які фрази будуть більш доречними. So, let’s get to it!
Вибираємо правильний стиль ділового листування
В англійській мові існують 3 мовних стилю:
- Formal або офіційний
- Semi-formal або напівофіційний
- Informal або неофіційний
До офіційного стилю відносять професійну та стандартизовану лексику, а до неофіційного — сленг і розмовні вирази. Що ж стосується напівофіційного стилю, то він стоїть посередині, і, відповідно, поєднує в собі обидва ці стилі.
Саме через чіткого поділу вищевказаних стилів перед тим як сідати за написання листа або статті, перше питання, яке вам потрібно поставити собі — це: «Хто буде читати мій лист?». Можливо, хтось здивується, але різниця в одному і тому ж реченні, написаному в різних стилях, може бути значною.
Давайте розглянемо приклади.
- Formal language
We regret to inform you that …
We have pleasure in announcing that …
- Informal language
I’m sorry but …
I’m happy to say that …
Інше питання. Де правильно використовувати такі стилі?
Офіційний стиль ми використовуємо при написанні серйозних текстів: огляд новин, офіційні документи, наукові та газетні статті, виступи та офіційні мови.
Неофциальный (неформальний) або розмовний стиль ми використовуємо в особистому листуванні або повсякденному спілкуванні.
Напівофіційний стиль використовується для ділового листування, професійного спілкування. Так як автор і одержувач листа, як правило, зайняті ділові люди, листи цього стилю конкретними, зосереджені на фактах і включають стандартний, шаблонний мову.
Офіційний стиль
Даний стиль містить у собі поширені, складні та складнопідрядні речення. При написанні текстів важливо пам’ятати про норми граматики, пунктуації і правила побудови речень. Лексика відрізняється наявністю складних слів, що належать до нейтрального, книжному або науковому стилю. Наприклад:
This is to inform you that your book has been rejected by our publishing company as it was not up to the required standard. In case you would like us to reconsider it, we would suggest that you go over it and make some necessary changes.
Уникайте використання фразовых дієслів.
Wrong: The client asked for a contract. – Клієнт попросив копію контракту.
Correct: The client requested a contract. – Клієнт попросив копію контракту.
Також, не вживайте скорочень.
Wrong: they’re manufactured in China. – Вони зроблені в Китаї.
Correct: They are manufactured in China. – Вони зроблені в Китаї.
Wrong: The info is incomplete. – Інформація не повна.
Correct: The information is incomplete. – Інформація не повна.
Не використовуйте ідіоматичні вирази, сленг, стиль смс-повідомлень.
Wrong: The software is a piece of cake. – Це програмне забезпечення легко в застосуванні.
Correct: The software is quite user-friendly. – Це програмне забезпечення легко в застосуванні.
Wrong: A million bucks in profit. – Прибуток у розмірі одного мільйона доларів.
Correct: A million dollars in profit. – Прибуток у розмірі одного мільйона доларів.
Wrong: Thnx & we look 4ward 2 meeting u. – Спасибі. Ми з нетерпінням чекаємо зустрічі з вами.
Correct: Thank you, and we look forward to meeting you. – Спасибі. Ми з нетерпінням чекаємо зустрічі з вами.
З правилами формального стилю ми ознайомилися. Тепер розглянемо фрази для початку і завершення нашої переписки.
- Початок
I am writing to inform you that … – Я пишу, щоб повідомити Вас …
I am writing to confirm … – Я пишу, щоб підтвердити …
I am writing to enquire about … – Я пишу, щоб дізнатися про …
I am contacting you for the following reason … – Я пишу Вам з наступної причини…
I have received your address from (name) and I would like to … – адресу мені дав (ім’я) і я хотів би …
With reference to your letter of June 8, I … – Щодо вашого листа від 8 червня, я …
Thank you for your letter. – Дякую за ваш лист.
Thank you for contacting us. – Спасибі, що Ви з нами зв’язалися.
In reply to your request … – У відповідь на Ваш запит, …
Thank you for your letter regarding … – Дякую за Ваш лист щодо …
- Завершення
I would appreciate your immediate attention to this matter. – Я був би дуже вдячний за Вашу невідкладне увагу до цієї справи.
Should you need any further information, please do not hesitate to contact us. – Якщо Вам знадобиться додаткова інформація, без сумнівів зв’язуйтеся з нами.
If you require any further information, feel free to contact me. – Якщо Вам знадобиться додаткова інформація, без сумнівів зв’язуйтеся зі мною.
I look forward to hearing from you. – Чекаю Вашої відповіді.
Yours sincerely … – З повагою …
Yours faithfully … – З повагою … (у тому випадку, якщо вам невідомо ім’я адресата)
Best regards … – З найкращими побажаннями …
Напівофіційний стиль
Для цього стилю характерні фразові дієслова та скорочені форми.
She came up with a great idea. – Їй прийшла в голову чудова думка (came up with = created, invented, thought of).
I’m available on Friday morning. – Я буду на місці в п’ятницю вранці.
Можна використовувати ідіоми, але виключіть сленг.
This project is on the back burner. – Виконання проекту не терміново.
We’re operating in the red. — Ми працюємо в умовах фінансового дефіциту.
Не забудьте використовувати форми ввічливості та ввічливий тон.
Could you please call me later? – Передзвоніть, будь ласка, пізніше.
I’m afraid you’re mistaken. – Боюся, ви помиляєтеся.
This could be improved. – Це можна виправити.
Приклади фраз, які можна використовувати при написанні листи напівофіційного.
- Початок
Dear Sir/Madam. I’m writing to you with regard to … – Шановний пане / пані. Я пишу вам з приводу …
Dear Nick. I’m writing to ask / tell / inform you … – Дорогий Нік. Я пишу, щоб запитати / розповісти / повідомити вам …
Dear Mr. Anderson. I’m addressing you with reference to … – Шановний містер Андерсон. Звертаюся до Вас посилаючись на …
Dear Mrs. Richardson. I’m writing in connection with … – Шановна місіс Річардсон. Я пишу Вам у зв’язку з …
Dear Sir. I’m writing in response to … – Шановний пане. Пишу Вам у відповідь на …
- Завершення
I look forward to seeing/meeting you. – Я з нетерпінням чекаю зустрічі з Вами.
I look forward to hearing from you. – З нетерпінням чекаю Вашої відповіді.
Важливо: «meeting» використовується в тому випадку, якщо ви будете зустрічатися з людиною вперше. В інших випадках використовується «seeing».
Неофіційний стиль
Для цього стилю властиві короткі і прості пропозиції, допустимі порушення граматичних правил.
Have you done your recent task yet? = Finished your recent task yet?
I really like her dress! = I’m really liking her dress!
В цьому стилі ви можете використовувати вигуки.
uhm, uh, like, well … — заповнювачі пауз, коли потрібен час, щоб подумати;
let’s see / hold on for a sec, lemme check this real quick – «подивимося», «зачекай секунду», «дай-но я перевірю це швиденько»;
I got this / got it / gotcha – «зрозуміло»;
oops – реакція на щось непередбачене;
wow! – передає здивування;
yuck! – реакція на те, що викликає неприязнь і огиду.
Сміливо вживайте сленг, скорочення і фразові дієслова.
I won’t put up with this! – Я не примирюсь з цим.
Could you give me a hand? – Не могли б ви мені допомогти?
I aced the test! – Я здав тест на «відмінно».
Використовуйте скорочені форми.
He’s gonna be furious. – Він буде в люті.
I wanna learn how to ride a bike. — Хочу навчитися кататися на велосипеді.
Didja like the gig? — Тобі сподобався концерт?
We hafta leave now. — Нам треба йти.
I bought oranges ‘n’ bananas. — Я купив апельсини і банани.
Фрази, які допоможуть вам скласти лист другу, колезі або родичу.
- Початок
Thank you / Many thanks for your (recent / last) letter / postcard. – Спасибі / Велике спасибі за твій останній лист / листівку.
I’m sorry I haven’t written / been in touch for such a long time. – Вибач, що я не писав / не спілкувався протягом такого тривалого часу.
It’s been ages since i’ve heard from you. I hope you’re/you and your family is fine/well. – Пройшло багато років з тих пір, як я в останній раз чув про тебе. Я сподіваюся, що ти / і твоя сім’я в порядку.
- Завершення
Send my love / regards to … – Передай мою любов / привіт …
Say hello to … – Передавай привіт …
Talk to / see you soon! / Later(s) – До швидкої зустрічі!
Write soon. – Напиши найближчим часом.
Once again, thank you for all your help. – Спасибі ще раз за всю твою допомогу.
Висновок
Знання всіх стилів і уміння їх розрізняти є обов’язковими компонентами для тих, хто постійно веде листування з іноземцями, чи то партнери або друзі з-за кордону. Be sure to make notes!
Сподіваємося, наша стаття допомогла розібратися з нюансами ділового листування і незручні ситуації будуть обходити вас стороною. Best of luck on all fronts!
Велика і дружна сім’я EnglishDom