Ділові листи англійською мовою – це рівень ґрунтовного ділового спілкування, на який неможливо виходити, не засвоївши особливостей етикету цієї сфери. Стиль і манера ділових або комерційних листів відрізняється стилістично від особистої кореспонденції та листування, оскільки існує строго встановлений формат відповідності.
Такі листи в сфері бізнесу – це завжди офіційні повідомлення, і приступаючи до їх написання, слід пам’ятати, що від того, наскільки правильно організовано та сформовано зміст і коректна їх форма, буде залежати, безпосередньо, успіх вирішення питань.
Важливою умовою є логічність і послідовність, які досягаються за рахунок дроблення тексту на сегменти і смислові абзаци. Подбайте про те, щоб офіційне повідомлення не було зайво перевантаженим інформативно, тобто, довгим, викладаючи свої думки та формулюючи пропозиції чітко, лаконічно. Листи англійською мовою вимагають підбору особливих мовних засобів і спеціальних кліше, відповідних нормам стилю і містять ті професійні терміни, які зрозумілі адресату.
Золоте правило комерційної та офіційно-ділової кореспонденції: ввічливість, коректність, тактовність і аргументована обґрунтованість. Не залежно від змісту, стиль листа повинен носити доброзичливий, партнерський характер, в якому б поєднувалися етичні норми позитивних відносин та інтереси справи, а також, не підкреслювати важливість і першорядність власного службового положення.
Написання ділового листа партнерам англійською мовою
Ділові листи партнерам складаються з інформативного заголовка, обов’язково дати листа, найменування та адреси, вступних фраз, основного тексту листа, заключної форми ввічливості та підпису, часто вказівки на додатки. Потрібно не забувати, що у листах, як правило, уникають функції переносу слів, і поля зазвичай зліва від аркуша повинні бути збережено не менш, ніж на 2 см з-за необхідності підшивки.
У заголовку часто приводять найменування і адресу відправника, і ряд контактних деталей або таких подробиць, як номер факсу або телефонів.
Дати відправлення знаходяться в правій стороні під заголовком або по центру. В залежності від країни адресата, (хоча це не так принципово) існують способи написання:
18 October, 2012
October 18th, 2012
October 18, 2012
October 18th 2012
Розташування назви та адреси організації або дані особи одержувача об’єднують зліва від бланка. Далі йдуть окремими рядами номер будинку, проспект, вулиця, потім назва населеного пункту, і, нарешті, країна:
Ferron LTD
29, Grafton Street,
London, PX34 RX,
England
Форми вступних звертань та заключна формулювання ввічливості, також, згідно елементи стилю, будуть розташовуватися ліворуч. Для впевненості, що ваш лист прочитає тільки певна людина, можна додавати після або перед вступним зверненням: Attention: Mr. S. Mackinton/ Attention of Mr. Mackinton. Поширені форми вступного звернення:
офіційна форма Dear Sirs, коли не відомий підлогу і кількість одержувачів;
Dear Sir, коли відомо, що одержувач чоловік;
Dear Madam, адресують жінці офіційно;
якщо конкретно вказувати прізвище, то менш офіційно:
Dear Mr. Stanfortan або Dear Mrs.Greenflower,
але у випадку, якщо немає даних, що жінка заміжня,
то звертаються: Ms Greenflower.
Загальноприйняті прикінцеві формулювання: Yours faithfully офіційно або аналогічна Faithfully yours, популярні Yours truly або подібна Yours sincerely.
Коли до листа приєднуються матеріали і вкладення, то ліворуч пишеться Enclosure і невелике вказівку на їх кількість.
Приклад ділового листа з перекладом на російську мову
The Commercial Attach?
British Embassy
Avenue 30th March
Ariana
Tunisia
8th July 2012
Dear Sirs,
Miss Cramtshaw of the Export Services Branch, Board of Trade, asked us to write to you direct.
Our company specializes in making better quality engineering equipment. We plan to visit Ariana for about ten days in early November to study on the spot ways of introducing our products to the Tunisia market.
We understand there is no import duty. A check with the customs has shown that little British equipment of this kind has ever been sold to Ariana and we realise that French and Dutch firms have been the main suppliers.
Six copies of our catalogue are enclosed. If you can help us planning in an itinerary and us to introduce possible buyers and agents during our visit we should be most grateful.
Yours faithfully,
Martin Johnsenn,
Sales Manager
Engineering & Grant LTD
Переклад на російську мову
Аташе з економічних питань
Британське посольство
Авеню 30-ого березня
Аріана
Туніс
8 липня, 2012
Шановні панове,
Міс Кремптшоу з Філії Export Services, Міністерства торгівлі, попросила, щоб я написав Вам особисто.
Наша компанія спеціалізується на створенні якісного інженерного обладнання. Ми плануємо відвідати Аріана протягом приблизно десяти днів до початку листопада, щоб вивчити на місці способи постачання нашої продукції на ринок Тунісу.
Ми знаємо, що немає ніякої ввізного мита. Перевірка по митниці показала, що мало британського обладнання цього виду коли-небудь продавався в Аріані, і ми уявляємо, що французькі та голландські фірми були вашими головними постачальниками.
Додано шість копій нашого каталогу. Ми були б вдячні, якщо Ви зможете допомогти в плануванні маршруту та представити нас потенційним покупцям і агентам під час цього візиту.
Щиро Ваш,
Мартін Джонсенн
Менеджер з продажу
Engineering & Grant LTD
Таким чином, ділові листи англійською мовою повинні містити офіційний тон (в цьому і є відмінність від особистих ділових листів).
Ви можете завантажити зразки листів з поширеними скороченнями англійською в ділових колах:
СКАЧАТИ ДІЛОВІ ЛИСТИ З ПЕРЕКЛАДОМ