Безумовно, email – це найшвидший і зручний спосіб обміну рутинними діловими повідомленнями з англомовними партнерами, але класичне «паперове» ділове письмо як і раніше є кращим і солідним способом донести важливу інформацію.
Ретельно продумане лист, надрукований на стильному бланку, може бути потужним інструментом бізнес-комунікації. Мабуть, не варто пояснювати, що враження від листа навіть з самим привабливим комерційним пропозицією може бути зіпсовано, якщо його зовнішній вигляд не відповідає загальноприйнятій.
Щоб переконатися, що кожен лист під логотипом Вашої компанії відповідає вимогам до формату, який вважається стандартом ділового спілкування в англомовному середовищі, дотримуйтесь наступних правил складання ділового листа англійською мовою:
Правило №1: Розбийте текст листа на блоки.
Отримуючи черговий лист від закордонного колеги, Ви звертали коли-небудь увагу на те, що воно дуже легко «прочитується»? Секрет його зрозумілості та послідовності простий: сьогодні по всій англомовної ділової документації використовується блокова структура. Вважається, що такий принцип структурування інформації в найбільшою мірою відповідає потребам і запитам сучасного сверхзанятого людини і допомагає справлятися з безперервним потоком ділової переписки. По-перше, можна заощадити час на етапі складання листа, зібравши його, як конструктор, з окремих смислових блоків – «Адреса відправника», «Дата», «Адреса одержувача», «Привітання», «Заголовок», «Кінцівка» і т. д. По-друге, відкривши таке «блокове» лист, одержувач може швидко зорієнтуватися в її змісті.
Блокова структура передбачає такі особливості оформлення:
Правило №2: Пишіть простим і зрозумілим мовою.
Саме поняття «діловий лист» вже викликає у багатьох дискомфорт. Багато вивчають англійську живуть з упевненістю, що їх письмову мову недостатньо складний для бізнес-листування. Поспішаємо їх заспокоїти: максимально ефективне ділове лист має бути написано короткими і простими реченнями, а використовувана лексика не повинна бути занадто «заумної». Перевантажений по складності текст погано сприймається, але Ви ж хочете, щоб Ваші ідеї та пропозиції були зрозумілі, чи не правда? У бізнес-спілкуванні цінується не багатющий словниковий запас, а чіткість і послідовність викладу і бездоганна логічність. І тут Вам на допомогу прийдуть так звані “transitions” і “linking words” – слова-зв’язки, які дозволяють вибудувати ідеї так, щоб думки плавно перетікали з однієї в іншу.
Правило №3: Правильно розташуйте ім’я і адресу відправника.
Першим блоком листи, розташованим у верхньому правому куті сторінки, є інформація про відправника в наступній послідовності:
- назва компанії
- номер будинку, вулиця
- місто, поштовий індекс
- країна
Приклад:
Online-school of foreign languages “LINGVISTER”
121 Suvorov St
Kaluga 248000
Russia
Чому рекомендується включати в лист адреса відправника? Навіть якщо Ваша адреса вже є в адресній книзі одержувача, позбавте свого адресата від необхідності його шукати. Коли інформація надходить в готовому вигляді, шанс отримати найбільш швидкий відповідь на свій лист збільшується на 30%.
Правило №4: Зверніть увагу на формат дати.
Згідно стандарту, дата вказується на три рядки нижче інформації про відправника.
Дата в листі наводиться повністю, але послідовність розташування елементів унікальна для кожної країни. Так, у Великобританії зазначаються день/місяць/рік, які не розділяються комами.
Приклад:
16 December 2014
У США і Канаді послідовність інша – місяць/день/рік, причому перед зазначенням року іноді ставиться кома.
Приклад:
December 16, 2014
Правило №5: Вірно вкажіть ім’я та адресу одержувача.
Відразу після дати написання листа повинен слідувати адресу одержувача. Приділіть особливу увагу імені адресата: ім’я має в точності повторювати те, як Ваш адресат зазначає своє ім’я в підписі листа. Так, якщо одержувач підписується Christopher Nolan, саме так і потрібно писати його ім’я, додаючи перед ним Mr. Повне ім’я і адреса одержувача розташовуються на різних рядках в наступній послідовності:
- повне ім’я
- посаду
- назва компанії
- номер будинку, вулиця
- місто, поштовий індекс
- країна
Приклад:
Mr Christopher Nolan
Executive Producer
Syncopy Films Inc.
4000 Warner Blvd., Building 81, Suite 203
Burbank, CA 91522
USA
Правило №6: Виберіть привітання та звернення.
Як ми вже говорили, в англомовному діловому листуванні прийнято особливі норми пунктуації. Так, після звернення в листах зазвичай ставиться кома, а текст листа починається з нового рядка після одинарного відступу.
В підкреслено офіційної бізнес-листування і при зверненні до особи, яка займає високий пост, прийнято ставити двокрапку після офіційного звернення:
Dear Mr Vice President:
Якщо в адресі одержувача Ви вказали повне ім’я адресата, а не просто назва компанії, лист рекомендується почати з особистого звернення:
Dear Mr Nolan,
Dear Christopher,
У разі, якщо лист надсилається на ім’я організації, а не призначене конкретному співробітнику, слід використовувати більш формальне вітання:
Dear Sirs,
Якщо ім’я адресата Вам невідомо, використовуйте нейтральну форму звернення:
Dear Sir or Madam,
Правило №7: Вкажіть тему листа в заголовку.
Заголовок, коротко повідомляє про зміст листа, розташовується через один рядок після звернення. Для того, щоб відокремити тему листа від основного тексту та привернути до неї увагу адресата, використовуються символи верхнього регістру або нижнє підкреслення.
Приклад:
Dear Mr Nolan,
SAN DIEGO COMIC CON 2014
Правило №8: Не забудьте про завершальну фразу із «закликом до дії».
В останній абзац листа включаються запити інформації, нагадування і заклики до якнайшвидшого відповіді. Ми пропонуємо Вам варіанти доречних і енергійних заключних фраз:
- I would again apologize for the delay in replying and I trust that this has clarified the points you have raised, however, if you wish to discuss any points I have not clarified, or need any further information, you may wish to telephone or contact me accordingly.
- I look forward to hearing from you, and in the meantime, should you have any queries, please do not hesitate to contact me.
- I regret that I cannot be of more assistance in this matter, and should you have any further queries, please do not hesitate to contact me.
- I would appreciate your immediate attention to this matter.
- I appreciate any feedback you may have.
Правило №9: Використовуйте доречну кінцівку і залиште підпис.
Кінцівка листа безпосередньо залежить від того, яке звернення Ви використовували на початку листа. Нейтральними варіантами кінцівки листи знайомому або колезі є:
Kind regards,
Best regards,
Якщо ім’я адресата Вам відомо, і Ви використовували особисте звернення на початку листа, доречною буде тільки одна кінцівка:
Dear Mr Nolan…Yours sincerely,
У поєднанні з привітаннями Dear Sirs/Dear Sir or Madam використовується тільки одна кінцівка:
Dear Sir or Madam…Yours faithfully,
Не забудьте поставити кому між прощанням і Вашим підписом!
Залиште місце для власного підпису, відступивши від кінцівки 4-5 рядків.
Ім’я відправника може бути написано за допомогою літер верхнього регістру, або ж великими можуть бути лише перші літери. Посада відправника вказується безпосередньо на наступному рядку під ім’ям. Проявіть увагу до дрібниць: скорочення Mr не використовується, якщо автор листа — чоловік, але якщо автор — жінка, зазвичай в дужках додають (Mrs).
Приклад:
Yours sincerely,
GREGORY PECK
CEO
Yours sincerely,
SUSAN HAYWARD (Mrs)
Project Manager
Правило №10: Згадайте вкладення в листі.
Вказівкою на те, що в листі є вкладення, є напис Enc або Encs (“Enclosures”) внизу листа, через один рядок після посади відправника.
Приклад:
Yours sincerely,
SUSAN HAYWARD (Mrs)
Project Manager
Enc
Слідуючи цим простим правилам, Ви завжди з успіхом зможете складати ділові листи своїм партнерам.
